Konfigurér briefinger og referater

Arbejdsområdets administratorer konfigurerer generering under Indstillinger > Briefinger og referater. Indstillingerne gælder fremtidig generering i det aktive arbejdsområde. De omskriver ikke eksisterende dokumenter.

​

Vælg, hvad Floral skal lave

Tilføj de moduler, teamet har brug for, i indstillingerne for briefinger eller referater, og vælg rækkefølgen. Moduler kan være automatiske, altid med eller udeladt. Automatiske moduler afhænger af mødet og det tilgængelige grundlag. Briefingmoduler kan dække virksomhedsbaggrund, økonomi, relationshistorik, åbent arbejde, deltagere og mødespørgsmål. En sektion kan mangle, hvis Floral ikke har oplysninger at bygge den på. Åbent arbejde kræver adgang til Work. Giv en brugerdefineret briefingsektion en titel og instruktioner om indholdet. Du kan tilføje op til 5 brugerdefinerede moduler. Titler må fylde 80 tegn og instruktioner 1.000 tegn. Behold mindst én standardsektion i briefingen. Referatindstillinger styrer detaljegrad og vægtning, eksempelvis beslutninger, næste skridt, ændringer i relationen og risici. Automatisk detaljegrad tilpasses mødet. Vælg en fast detaljegrad, hvis teamet har brug for en ensartet længde.

​

Tilpas til mødet

Autopilot vælger relevante moduler ud fra arbejdsområdets arbejdsform og mødekontekst. Gennemgå den registrerede arbejdsform, og vælg en anden, hvis den ikke passer. En tidligere gemt manuel sammensætning forbliver manuel, indtil du ændrer den. Autopilot ændrer dokumentets sammensætning. Den separate indstilling for automatiske briefinger bestemmer, om Floral selv starter forberedelsen af kalendermøder.

​

Generér kalenderbriefinger automatisk

Automatiske briefinger er slået fra som standard. Slå dem til, når kalenderen er forbundet, og personer er knyttet til de rigtige virksomheder. Floral kontrollerer egnede begivenheder dagligt kl. 05.00 dansk tid og ser 24 timer frem. Funktionen bruger forbundne Google- eller Microsoft-kalendere. Videresendte kalenderinvitationer og begivenheder med kun interne deltagere indgår ikke. En begivenhed kan blive sprunget over, hvis deltagermatch ikke peger på én virksomhed, virksomheden mangler registreringsnummer, begivenheden allerede har en briefing, eller virksomheden har fået en briefing inden for de seneste 7 dage. Der er også en daglig grænse pr. arbejdsområde. Du kan stadig forberede mødet manuelt.

​

Tilføj et opfølgningsmodul

Tilføj det valgfrie opfølgningsmodul i referatindstillingerne, og beskriv det udkast, teamet skal bruge. Bed eksempelvis om en e-mail med aftalte handlinger og frister. Instruktionerne må fylde op til 1.000 tegn. Handlingen bruges efter godkendelse af et referat. Den laver et udkast ud fra det godkendte indhold. Gennemgå og kopiér resultatet, før du forlader det. Floral gemmer ikke udkastet og sender det ikke automatisk.

​

Kontrollér, hvor resultatet vises

Nogle briefingsektioner, herunder brugerdefinerede moduler og relationshistorik, vises på web, men endnu ikke i mobilappens briefingvisning eller PDF-eksport. Brug webbriefingen, når du skal se hele indholdet. Brug generering før godkendelse til en enkelt justering af et referat. Ret arbejdsområdets moduler, når samme instruktion skal gælde fremtidige møder.