Din konto og teamkonti

Assistenterne kan arbejde i andre apps, jeres team bruger, for eksempel Gmail, Linear eller Stripe. Hver forbindelse til sådan en app er en af 2 slags: Din konto eller en Teamkonto. Forskellen afgør, hvem der kan bruge den, hvem den handler som, og hvor den virker.

​

Overblik

​

Hvilke apps er hvad

Tommelfingerreglen: Når en person logger ind, er det Din konto. Når der bruges en virksomhedsnøgle, et token eller en erhvervskonto, er det en Teamkonto.

​

Forbind din egen konto

Du behøver ikke forbinde alt på forhånd. Når du beder om noget, der kræver en app, du ikke har forbundet, fortæller Flo, hvilken app hun mangler, og giver dig et link til at forbinde den. Forbind den, og spørg igen.

​

Det styrer en administrator

• Brug af apps for hver assistent. Når den er slået fra, bruger assistenten kun Floral-data.
• Hvilke apps arbejdsområdet overhovedet må bruge, under Tilgængelige tjenester på Indstillinger > Arbejdsområde > Assistenter > Apps. En app, der er slået fra, virker ikke for nogen assistent, og forbundne konti bevares.
• Teamkonti. Kun administratorer kan forbinde dem, så brugere ser dem under Teamkonti markeret Styres af administratorer. På hver assistents indstillingsside vælger en administrator Brug med assistenten eller Fjern fra assistenten for hver teamkonto. Brugere ser Spørg en administrator i stedet.

Administratorer kan ikke bruge din konto, og de kan ikke læse din mail eller kalender gennem Floral.

​

Når alle handler som én person

Nogle teamkonti forbindes ved at logge ind som en person, for eksempel Linear eller Notion. Alle, der bruger teamkontoen, handler så som den person i den anden app. I Linear står alle opgaver for eksempel som oprettet af personen. Når en administrator forbinder sådan en konto eller forbinder den igen, beder Floral dem bekræfte det. Kontoen viser derefter Alle handler som efterfulgt af personens navn eller mail under Teamkonti. Hvert godkendelseskort, der bruger kontoen, viser Handler som efterfulgt af det samme navn eller den samme mail. Teamkonti med en virksomhedsnøgle, for eksempel Stripe, Shopify, Billy eller e-conomic, handler ikke som en person, så deres kort viser ikke den linje.

​

Forbind Centra

En administrator kan forbinde Centra som teamkonto med butikkens Integration API-URL (for eksempel https://din-butik.centra.com/graphql) og et API-token oprettet under System > API Tokens i Centra. Giv læseadgang til de produkter, lagre og salgsdata, assistenterne skal kunne se. Tokenets rettigheder og butiksbegrænsninger bestemmer, hvilke data der er tilgængelige. Forbind igen med et nyt token, inden det nuværende udløber. Assistenter kan læse produktdata og priser, lager på tværs af lokationerne i Centra samt salgs- og lageranalyser for DTC og wholesale. De kan ikke ændre produkter, lager eller ordrer. Slå Brug af apps til, og vælg Brug med denne assistent for teamkontoen. Data hentes fra Centra, når der er brug for dem. Floral gemmer ikke en separat kopi af dine lager- eller salgsdata; krypterede loginoplysninger og almindelige samtaleresultater gemmes som ved andre forbindelser. Analyser angiver periode, datogrundlag og valuta. Bestilt salg, forsendelser og returneringer vises særskilt. Floral henter siderne og beregner automatisk rapporter for den ønskede periode. Salgsoversigter bruger Centras dokumenttotaler, mens produktanalyser bruger produktlinjer; resultatet forklarer, om gebyrer og rabatter er medregnet. Hvis hele rapporten ikke kan hentes, forklarer assistenten årsagen og undlader at vise totaler. Historiske lagertal kan ikke genskabes ud fra det aktuelle lager alene.

​

Forbind Sitoo

En administrator kan forbinde en Sitoo-konto som teamkonto. Sitoo rulles først ud til udvalgte virksomheder; hvis du ikke kan se den under Marketplace > Apps, så kontakt Florals support.

1. Åbn Settings > Sitoo REST API i Sitoo Back Office, og opret en separat API-bruger til Floral. Det kræver administratoradgang og Sitoos API-udvidelse. Kopiér API-ID’et, adgangskoden og den base-URL, Sitoo viser, når du opretter adgangskoden, for eksempel https://api.mysitoo.com/v2/accounts/10020.
2. Vælg Sitoo i Floral, indtast base-URL, API-ID og adgangskode, og vælg Find sites.
3. Sæt flueben ved de sites, assistenterne må bruge. Assistenter ser kun ordrer, kunder, produkter og lager fra de sites.
4. Vælg tidszonen. Sitoo gemmer ingen, så Floral foreslår en ud fra jeres butikkers land. Alle datoer i svarene bruger den.
5. Lad Medarbejderanalyse være slået fra, medmindre jeres medarbejdere er informeret om, at salg kan opgøres pr. person. Den kan slås til senere ved at forbinde igen.

Assistenter kan slå kvitteringer fra jeres butikker og ordrer fra jeres webshops op, inklusive returneringer og det salg, de hører til, kunder ud fra præcis e-mail, mobilnummer eller kundenummer, produkter, priser og kostpriser, lager pr. lagersted og lagerbevægelser. Beløb vises pr. valuta og lægges aldrig sammen på tværs af valutaer. De kan ikke oprette eller ændre noget i Sitoo. Slå Brug af apps til, og vælg Brug med denne assistent for teamkontoen. Assistenter kan også lave rapporter over jeres salg i Sitoo:

• Salg pr. dag, uge eller måned fordelt på butik, webshop og valuta: salg, returneringer, nettosalg, moms, antal ordrer, gennemsnitlig ordreværdi og solgte varer, plus indbetalinger pr. betalingsmåde, rabatter og kassedifferencer fra jeres kasseafslutninger.
• Produkter: bedst og dårligst sælgende efter omsætning, solgte varer eller avance. Avancen bruger hvert produkts kostpris i Sitoo.
• Returneringer: returprocent, de mest returnerede produkter, årsager, hvilken butik der tog imod dem, og hvor længe efter salget de kom retur.
• Lager: lagerværdi, varer på lager og produkter, der er udsolgt eller ved at slippe op, pr. lagersted.
• Medarbejdere: salg pr. medarbejder, kun når Medarbejderanalyse er slået til.

Floral beregner rapporterne ud fra jeres ordrer, når I spørger. Beløb er uden moms, kun gennemførte og betalte ordrer tæller med, og returneringer tæller den dag, de sker, i forbindelsens tidszone. Totaler vises pr. valuta. Hvis du beder om én samlet total på tværs af valutaer, kan assistenten tilføje et skøn omregnet med Den Europæiske Centralbanks månedlige gennemsnitskurser for hele, afsluttede måneder, og siger, at det er et skøn. En rapport for en lang periode kan tage et par minutter; assistenten sender den i samtalen, når den er klar. Nogle ting er ikke tilgængelige:

• CPR- og personnumre. De sendes aldrig til assistenterne, heller ikke når Sitoo gemmer dem.
• At gennemse kunder. Assistenter kan kun slå en kunde op, de allerede har en e-mail, et mobilnummer eller et kundenummer på.
• Kunder i et andet system. Hvis I har kundeoplysninger i et CRM som Voyado, viser ordrerne kun CRM’ets kundenummer, og oplysningerne bliver i jeres CRM.
• Tidligere kostpriser. Avancen bruger dagens kostpris i Sitoo. Produkter uden kostpris har ingen avance, og rapporten siger det.
• Langsomt sælgende varer. Rapporterne kombinerer ikke lager og salg for at finde varer, der sælger langsomt.

Data hentes fra Sitoo, når der er brug for dem. Floral gemmer ikke en separat kopi af jeres ordrer, kunder eller lager; krypterede loginoplysninger og almindelige samtaleresultater gemmes som ved andre forbindelser. Sitoo begrænser, hvor mange forespørgsler en API-bruger kan sende på 10 minutter. Hvis grænsen er nået, fortæller assistenten, hvornår du kan prøve igen.

​

Forbind Camping.Care

En administrator kan forbinde en campingplads i Camping.Care som teamkonto med en privat API-nøgle.

1. Åbn Settings > Developers > API keys i Camping.Care, og opret en nøgle til Floral.
2. Slå disse læserettigheder til for nøglen: administrations, reservations, contacts, invoices, payments, accommodations, availability, rates, products, reviews og channels. Floral læser kun, så der skal ikke bruges skriverettigheder.
3. Vælg Camping.Care i Floral, indsæt nøglen, og vælg Find campingpladser. Hvis nøglen kan se mere end én campingplads, skal du vælge den, der skal forbindes. Hver forbindelse er én campingplads; forbind andre campingpladser for sig.
4. Tjek campingpladsens tidszone, og gem. Hvis nøglen mangler nogle af læserettighederne, viser Floral dem, før du gemmer, og assistenterne kan ikke læse de data, før du slår rettighederne til.

Assistenter kan finde gæster og læse deres kontaktoplysninger og ophold, reservationer med prislinjer, nætter, betalingsterminer, noter og tags, fakturaer inklusive salg fra kassesystemet, betalinger, indkvarteringstyper og pladser, ledighed, priser, produkter og anmeldelser. De kan ikke oprette eller ændre noget i Camping.Care. Slå Brug af apps til, og vælg Brug med denne assistent for teamkontoen.

​

Rapporter

Assistenter kan også svare på, hvordan det går på campingpladsen. Hvert svar dækker hele den periode, du spørger om, op til et år, og oplyser, hvilke datoer, hvilken tidszone og hvilke reservationsstatusser det bygger på.

• Belægning: “Hvad var vores belægning pr. måned sidste sæson, fordelt på indkvarteringstype?” Belægning er solgte nætter delt med de pladser, der kunne bookes. Lukkede perioder og blokerede pladser tælles ikke med.
• Omsætning: “Hvad tjente vi i juli, og hvad var den gennemsnitlige pris pr. nat?” Omsætningen tælles på de nætter, gæsterne bor, eller efter booking-, faktura- eller betalingsdato, hvis du beder om det. Turistskat og depositum tælles ikke som omsætning, salg fra butikken vises for sig, og beløb i forskellige valutaer lægges aldrig sammen.
• Bookingtempo: “Hvordan ser næste sommer ud i forhold til samme tid sidste år?” Sammenligner, hvad der er booket for en periode i dag, med samme periode sidste år på samme tidspunkt, og viser, hvornår bookingerne kom ind. Camping.Care oplyser som regel ikke, hvornår en booking blev annulleret, så bookinger, der senere blev annulleret, kan ikke tælles med bagud.
• Bookingmix: “Hvor kommer vores gæster fra, og hvor langt i forvejen booker de?” Viser bookingkanaler, annulleringer, opholdslængde, hvor langt i forvejen gæsterne booker, indkvarteringstyper og gæsternes lande.

Bekræftede, indtjekkede og udtjekkede reservationer tæller som solgt. Optioner og afventende reservationer vises for sig og kun, når du beder om dem. Hvis Camping.Care ikke kan levere alle data i tide, siger assistenten, at rapporten er ufuldstændig, og giver ingen totaler. En rapport, der kræver mange data, fx en hel sæson for en stor campingplads, laves i baggrunden. Assistenten fortæller, at den arbejder på den, sender rapporten i samme samtale, når den er klar, og opsummerer den derefter. Nogle ting er ikke tilgængelige:

• Beskeder til gæster. Camping.Care deler ikke gæstesamtaler med andre apps. Assistenter kan i stedet bruge reservationens noter og tags samt gæsternes anmeldelser.
• Følsomme gæstedata. Fødselsdato, køn, ID-dokumenter og oplysninger fra gæsteregistrering gives aldrig videre til assistenter, heller ikke når Camping.Care sender dem.

Data hentes fra Camping.Care, når der er brug for dem. Floral gemmer ikke en separat kopi af jeres reservationer eller gæster; krypterede loginoplysninger og almindelige samtaleresultater gemmes som ved andre forbindelser. Datoer og tidspunkter vises i campingpladsens tidszone. Når en liste er lang, siger assistenten til, hvis den kun har en del af den.

​

Når nogen stopper i arbejdsområdet

Når en administrator fjerner en bruger:

• Brugerens egne konti fjernes fra Floral sammen med deres gemte login.
• Personens private samtaler, rutiner og færdigheder slettes.
• Teamkonti, der er forbundet med personens login, holder op med at virke, og Floral sletter det gemte login. En administrator skal forbinde kontoen igen, helst med en servicekonto.
• Teamkonti, der bruger en virksomhedsnøgle, virker fortsat.
• Rutiner for alle, som personen ejede, sættes på pause. De bliver på listen, så en administrator kan tage stilling til dem.

​

Fjern adgang

• Din konto: Åbn Indstillinger > Arbejdsområde > Assistenter > Apps, vælg kontoen, og vælg Fjern. Den fjernes fra alle assistenter. Du kan også trække Florals adgang tilbage i selve appen, for eksempel under sikkerhed i din Google-konto.
• Teamkonto: En administrator fjerner den på samme måde. Administratoren kan også vælge Fjern fra assistenten på én assistents indstillingsside, slå Brug af apps fra for en assistent eller slå appen fra under Tilgængelige tjenester.

Når en konto fjernes, stopper fremtidig brug. Ændringer, som en assistent allerede har lavet, fortrydes ikke.

​

Det kan andre se, og det kan de ikke

• Kolleger kan ikke se eller bruge dine konti.
• Kolleger kan ikke se dine private samtaler, eller hvad en assistent har læst fra dine konti.
• I teamsvar og rutiner for alle bruger assistenterne aldrig nogens egne konti.
• Alle, der bruger en assistent, kan bede den læse fra de teamkonti, den må bruge. Forbind kun det, hele teamet må se.
• Hvis du deler et privat svar i en Slack-tråd, kan alle i tråden læse det. Tjek det for personlige oplysninger først.

​

Eksempel: 2 kolleger, 3 apps

Sofie er administrator, og Jonas er bruger i arbejdsområdet Salg. Det sker bagefter: Hvis Sofie i stedet havde forbundet Linear som teamkonto med sit eget login, ville alle teamets opgaver stå som oprettet af Sofie, og forbindelsen ville holde op med at virke, hvis hun stoppede. En servicekonto undgår begge dele.