Skip to main content
Forbind webCRM, så Floral kan forberede briefinger ud fra jeres kundehistorik og gemme godkendte mødereferater på den rette virksomhed i webCRM. Ingen på teamet behøver at kopiere noter fra Floral over i webCRM.

​
Hvad forbindelsen gør

Floral ændrer eller sletter ikke noget, der allerede findes i webCRM. Floral læser og tilføjer kun.

​
Før du starter

Du skal have:
  • Organisationsadministrator-adgang i Floral.
  • Et API-token til webCRM. En webCRM-administrator opretter det i webCRM’s API-indstillinger. Hvis du er i tvivl om, hvor du finder det, så bed webCRM-support om et API-token til en integration.
  • At vide, hvilket felt i webCRM der indeholder CVR-nummeret. Floral bruger webCRM’s standardfelt til momsnummer, OrganisationVatNumber, medmindre du ændrer det. Hvis I gemmer CVR i et brugerdefineret felt, så spørg jeres webCRM-administrator om feltets API-navn. Det starter med Organisation, fx OrganisationExtraCustom1.
  • En webCRM-bruger, der skal eje briefinger og møder, som ikke kan knyttes til en person. Du vælger brugeren fra en liste i Floral.
Vælg ejeren med omhu. Floral tildeler alle briefing-aktiviteter til denne bruger og læser tidligere møder fra brugerens kalender, når den forbereder briefinger.

​
Forbind webCRM

1

Åbn indstillingerne for webCRM

Åbn Indstillinger > CRM-forbindelser i Floral, og vælg webCRM. Du kan også åbne Indstillinger > Kilder og vælge fanen CRM-forbindelser.
2

Indsæt API-tokenet

Indsæt tokenet i WebCRM-token. Feltet skjuler det, du skriver.
3

Kontrollér CVR-feltet

CVR-feltnøgle er udfyldt med OrganisationVatNumber. Behold det, hvis I gemmer CVR-numre i webCRM’s momsnummerfelt. Ellers skriver du navnet på jeres CVR-felt præcis, som webCRM staver det, også store og små bogstaver.
4

Vælg ejeren

Vælg Hent brugere ved siden af Ansvarlig bruger, og vælg brugeren på listen. Hvis listen ikke kan hentes, skriver du i stedet brugerens webCRM-ID. Jeres webCRM-administrator kan finde det i webCRM’s brugeradministration.
5

Vælg, hvor langt tilbage møder skal læses

Mødehistorik i dage bestemmer, hvor mange dages tidligere møder Floral læser til briefinger. Standard er 730 dage, altså to år. Du kan vælge fra 1 til 3650 dage.
6

Vælg, hvad der gemmes i webCRM

Lad Synkroniser briefings til WebCRM være slået til, hvis færdige briefinger skal gemmes som afsluttede aktiviteter. Godkendte mødereferater gemmes altid.Slå kun Synkroniser interne møder til, hvis møder uden eksterne deltagere også skal gemmes i webCRM. Se Interne møder.
7

Gem

Vælg Gem WebCRM-forbindelse. Knappen kan bruges, når token, CVR-felt og ejer er udfyldt. Floral logger ind i webCRM og kontrollerer token, CVR-felt og bruger-ID, før forbindelsen gemmes. Når forbindelsen er gemt, skifter status til Forbundet.
Hvis en kontrol fejler, gemmer Floral ikke forbindelsen og fortæller dig, hvad du skal rette. Se Hvis noget kræver handling.

​
Sådan finder Floral virksomheden

Floral husker, hvilken webCRM-virksomhed hver Floral-virksomhed er knyttet til. Når der endnu ikke er en kobling, leder Floral i denne rækkefølge:
  1. CVR-nummer. Floral søger i CVR-feltet efter virksomhedens CVR-nummer og knytter det første match.
  2. Virksomhedsnavn, kun når du starter en briefing. Hvis navnet matcher præcist, beder Floral dig bekræfte, at det er den samme virksomhed, før briefingen starter.
  3. Opret virksomheden. Hvis intet matcher, opretter Floral virksomheden i webCRM med navn og CVR-nummer. Hvis webCRM melder, at CVR-nummeret allerede findes, knytter Floral i stedet til den virksomhed.
Når godkendte mødereferater gemmes, springer Floral navnesøgningen over. Hvis CVR-nummeret ikke matcher, opretter Floral virksomheden. Tilføj CVR-numre til jeres virksomheder i Floral for at undgå dubletter.

​
Hvad Floral gemmer i webCRM

​
Mødereferater

Når et referat er godkendt, og mødet er knyttet til en virksomhed, opretter Floral et møde på virksomheden:
  • Emne: mødets titel fra kalenderen.
  • Tidspunkt: mødets starttidspunkt og længde. Længden er én time, hvis den ikke kendes.
  • Beskrivelse: hele referatet med opsummering, hvad der blev drøftet, og aftaler og opgaver med ansvarlige og deadlines efterfulgt af et link tilbage til Floral.
  • Ejer: den webCRM-bruger, hvis mail matcher den person, der godkendte referatet. Uden match er ejeren brugeren i Ansvarlig bruger.
  • Deltagere: mødets deltagere. Floral finder hver deltager via mail. Hvis en deltager ikke findes, opretter Floral vedkommende som person på virksomheden med navn og mail.
webCRM sender ikke invitationer til møder, som Floral opretter.

​
Briefinger

Når Synkroniser briefings til WebCRM er slået til, bliver hver færdig briefing en afsluttet aktivitet på virksomheden. Den tildeles brugeren i Ansvarlig bruger, og aktivitetens tekst indeholder briefingen og et link til den i Floral.

​
Interne møder

Et møde er internt, når alle deltagere er fra jeres egen organisation. Interne møder gemmes ikke i webCRM, medmindre Synkroniser interne møder er slået til. Når indstillingen er slået til, gemmes godkendte interne møder, der er knyttet til en virksomhed, også. Kundemøder gemmes altid.

​
Kontrollér den første synkronisering

1

Vælg en kendt kunde

Vælg en kunde, der allerede findes i webCRM med et CVR-nummer, og sørg for, at virksomheden i Floral har samme CVR-nummer.
2

Forbered en briefing

Start en briefing for virksomheden. Kontrollér, at den nævner tidligere aktiviteter eller møder fra webCRM.
3

Godkend et mødereferat

Godkend referatet fra et møde med kunden. Referatet viser Synkroniseret til CRM, når mødet er gemt.
4

Åbn virksomheden i webCRM

Kontrollér, at mødet ligger på den rette virksomhed, og at beskrivelse, tidspunkt, ejer og deltagere ser rigtige ud. Hvis briefing-synkronisering er slået til, så kig også efter briefing-aktiviteten.

​
Hvis noget kræver handling

Floral prøver automatisk igen et par gange over flere timer, hvis en gemning fejler. Du kan prøve igen tidligere fra referatet.
Indsæt kun webCRM-tokenet i feltet WebCRM-token i Floral. Send det aldrig på mail, i chat eller i en supportbesked.