> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.floral.so/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Administrer deltagere

> Tilføj deltagere, styr ventelisten, håndtér afmeldinger, hjælp deltagerne med deres link, og send beskeder igen, der ikke kom frem.

Fanen **Deltagere** på et arrangement viser alle, der er tilmeldt, på venteliste eller afmeldt. Den viser optagede pladser, ventelisten, fremmøde og status for hver besked, der er sendt til deltagerne.

## Læs deltagerlisten

Kortet **Kapacitet** viser optagede pladser, ledige pladser, ventelisten og afmeldinger. Søg på navn, e-mail eller virksomhed, og filtrér på:

* **Status**: **Tilmeldt**, **På venteliste**, **Afmeldt**, **Tjekket ind**, **Udeblev** eller **Fremmøde ukendt**.
* **Beskeder**: **Leveringsproblemer** viser deltagere med en besked, der kræver din opmærksomhed.
* **Kontaktmatch**: **Ikke matchet eller tvetydigt** viser deltagere, der endnu ikke er knyttet til en person i Kontakter.

Vælg **Vis detaljer** på en række for at se deltagerens oplysninger, svar, kilde, historik og beskeder. **Begrænsede svar** vises kun for arrangøren og administratorer af arbejdsområdet.

## Tilføj en deltager selv

* **Tilføj deltager** tilmelder en person på vegne af vedkommende, fx efter en telefonsamtale. Når arrangementet er fuldt, kommer personen på ventelisten.
* **Tilføj walk-in** tilmelder en person, der kom uden at være tilmeldt, og tjekker vedkommende ind.

Slå **Send en bekræftelse på e-mail** til, hvis personen skal have bekræftelsen med sit eget link. Den sendes kun, når der er en e-mailadresse.

Når arrangementet er fuldt, og ventelisten er slået fra, eller når en walk-in kommer til et fuldt arrangement, kan arrangøren eller en administrator af arbejdsområdet vælge **Giv en plads ud over kapaciteten** og angive en årsag. Årsagen gemmes i tilmeldingens historik.

## Styr ventelisten

Ventelisten følger rækkefølgen for tilmelding. Ingen rykker automatisk op, heller ikke når nogen afmelder sig.

1. Vælg **Ryk næste op** på kortet **Kapacitet** eller **Ryk op fra venteliste** på en bestemt række.
2. Hvis der ikke er ledige pladser, kan arrangøren eller en administrator af arbejdsområdet rykke op ud over kapaciteten med en årsag.

Deltageren, der rykker op, bliver tilmeldt med det samme og får en e-mail. Hvis deltageren ikke har en e-mailadresse, beder Floral dig selv give besked.

## Afmeld en deltager

1. Vælg **Afmeld deltager** på deltagerens række.
2. Tilføj en årsag, hvis du vil. Den gemmes i tilmeldingens historik.
3. Slå **Send en e-mail til deltageren** til for at sende en e-mail om afmeldingen.
4. Vælg **Afmeld deltager**.

Pladsen bliver ledig, men ingen rykkes automatisk op. Ryk en deltager op fra ventelisten, hvis du vil fylde pladsen.

## Deltagernes eget link

Hver bekræftelse på e-mail har et personligt link. Via linket kan deltageren:

* se, om vedkommende er tilmeldt eller på venteliste, og sin plads på ventelisten;
* ændre navn, telefon, virksomhed og svar;
* **Afmeld tilmelding**, så pladsen bliver ledig;
* **Send min bekræftelse igen**, som sender en ny bekræftelse med et nyt link.

Deltagere kan ikke ændre deres e-mailadresse. Siden beder dem kontakte arrangøren. Når arrangementet er aflyst, eller fremmødet er afsluttet, kan siden kun læses.

Linkene virker i et år. Når en deltager har mistet sin e-mail, eller linket er udløbet:

1. Bed deltageren åbne arrangementets tilmeldingsformular og vælge **Allerede tilmeldt? Administrer din tilmelding**.
2. Deltageren skriver den e-mailadresse, der blev brugt ved tilmeldingen, og vælger **Send link**.
3. Et nyt link sendes til den adresse. Siden giver samme svar, uanset om adressen er tilmeldt, så den kan ikke bruges til at finde ud af, hvem der har tilmeldt sig.

To tilmeldinger med samme adresse får hver deres link.

## Send beskeder igen, der ikke kom frem

Floral sender e-mails til deltagerne, når de tilmelder sig, ændrer deres oplysninger, afmelder sig eller rykker op fra ventelisten, og når du aflyser, udskyder eller ændrer de praktiske oplysninger om arrangementet. Status for hver besked vises under deltagerens **Beskeder**.

Når beskeder kræver din opmærksomhed, viser fanen Deltagere, hvor mange deltagere der har et leveringsproblem. Vælg **Vis dem**, eller filtrér **Beskeder** på **Leveringsproblemer**.

| Status                          | Hvad skete der                                                        | Hvad du skal gøre                                                                        |
| ------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- |
| **I kø**, **Sender**, **Sendt** | Beskeden er på vej.                                                   | Ingenting.                                                                               |
| **Leveret**                     | Modtagerens mailserver tog imod den.                                  | Ingenting. Bed deltageren tjekke spam, hvis beskeden ikke kan findes.                    |
| **Forsinket**                   | Modtagerens mailserver forsinkede den. Floral prøver igen automatisk. | Vent.                                                                                    |
| **Afvist**                      | Adressen afviste e-mailen.                                            | Tjek adressen med deltageren, og send igen.                                              |
| **Mislykkedes**                 | Floral kunne ikke sende den efter flere forsøg.                       | Send igen.                                                                               |
| **Ubekræftet**                  | Afsendelsen fik timeout, og leveringen blev ikke bekræftet.           | Tjek med deltageren, før du sender igen, så beskeden ikke kommer to gange.               |
| **Markeret som spam**           | Deltageren markerede den som spam.                                    | Send kun igen, hvis deltageren beder om det.                                             |
| **Sat på pause**                | Ikke sendt, fordi Arrangementer var slået fra for arbejdsområdet.     | Når Arrangementer er tilbage, så tjek, om beskeden stadig er relevant, og send den igen. |

Sådan sender du igen:

1. Åbn deltageren med **Vis detaljer**, eller vælg **Gensend besked** på rækken.
2. Vælg **Send igen** ud for beskeden, og bekræft.

Når du sender igen, sendes en ny kopi af den seneste besked af den type til deltagerens nuværende adresse, med et nyt link, hvis det gamle ikke længere virker. Den oprindelige besked og dens status bliver i historikken. Floral sender aldrig noget igen af sig selv.

Du kan ikke sende en besked igen, der stadig er i kø eller ved at blive sendt, en besked, hvis levering stadig bliver tjekket, en ældre besked, der er erstattet af en nyere, eller en besked, der ikke længere er sand, fx en bekræftelse efter at tilmeldingen er afmeldt.

## Gennemgå kontaktmatch

Floral knytter kun en deltager til en person i Kontakter, når både e-mail og fulde navn matcher præcis én person. Alt andet venter i **Identitetsgennemgang** øverst på fanen Deltagere.

1. Sæt **Vis** til **Skal gennemgås**, og vælg **Gennemgå** på en deltager.
2. Under **Person** skal du vælge **Knyt** på et af de **Mulige match** eller vælge **Knyt en anden person**, **Opret person** eller **Efterlad uden match**. Du skal have adgang til at oprette kontakter for at oprette en person.
3. Under **Virksomhed** skal du knytte den virksomhed, deltageren repræsenterede ved arrangementet.

Den repræsenterede virksomhed ligger fast, når du har gennemgået den, så senere jobskift ikke flytter deltagerens arrangementshistorik. Tilmeldinger med samme e-mailadresse, fx en fælles indbakke, forbliver separate deltagere og flettes aldrig. **Kør matchning** tjekker deltagere uden match eller med tvetydige match igen, fx efter du har importeret kontakter.

Matchning ændrer aldrig en persons navn, e-mail eller arbejdsgiver.

## Persondata

Deltagerens oplysninger og svar gemmes i 24 måneder efter arrangementets afslutning og anonymiseres derefter. Antal tilmeldte og fremmødte bevares.

Hvis en deltager beder om at se, rette eller slette sine data, så ret det, du kan, i deltagerens oplysninger. Kontakt support med arrangementet og deltagerens e-mailadresse, hvis en deltagers data skal slettes før da.